Perjuangan Mengumpulkan Syarat: Apostille

Perjuangan Mengumpulkan Syarat: Apostille

   August 19, 2024       Chandra Nurohman

---

Dokumen yang akan digunakan di luar negeri perlu mendapat Legalisasi atau Apostille. Termasuk diantaranya adalah ijazah, akta lahir, buku nikah, SKCK, dokumen terjemahan, dokumen karantina, dan lain sebagainya. Legalisasi dan Apostille sendiri sebenarnya serupa tapi tak sama, tapi secara umum mayoritas negara di dunia sudah mensyaratkan Apostille, bukan hanya Legalisasi. Anda bisa cek di apostille.ahu.go.id, berdasarkan jenis dokumen dan negara tujuan, Anda akan tahu apakah yang dibutuhkan adalah Apostille atau Legalisasi. Dokumen yang sudah di-apostille akan dibubuhi sertifikat yang menyatakan keabsahan dokumen dan tanda tangannya, bentuknya seperti gambar di atas.

Dalam kasus saya, dokumen kependudukan (akta lahir saya dan istri) dan dokumen pernikahan (buku nikah) perlu di-apostille untuk digunakan di Belanda. Dua dokumen ini diperlukan untuk mengurus administrasi kependudukan dan mendapatkan BSN number. BSN number ini seperti NIK yang digunakan untuk membuka rekening bank, mendaftar asuransi, dan lain sebagainya. Setiap orang dengan keperluan berbeda punya kebutuhan yang berbeda pula. Sebagai contoh ijazah, apakah ijazah sudah bilingual? Apakah diminta apostille? Silakan dicek untuk kasus masing-masing.

Permohonan apostille diajukan secara online melalui apostille.ahu.go.id. Di sana kita akan diminta membuat akun menggunakan email dan NIK. Setelah akun sukses dibuat kita bisa mulai mengajukan permohonan sesuai jenis dokumen dan negara tujuan. Kita akan diminta mengisi data pemohon berupa nama, email, nomor telepon, jenis kelamin, alamat, NIK, tempat tanggal lahir, dan upload scan KTP. Lalu berikutnya kita diminta mengisi data dokumen seperti tipe dan jenis dokumen, nama dokumen, nomor, tanggal dokumen, jumlahnya, dan upload scan dokumen terkait. Lalu terakhir yang perlu diisi adalah data pejabat publik yang menandatangani dokumen kita dan kantor tempat kita akan mengambil hasil apostille nantinya.

Nantinya ketika permohonan diterima kita akan mendapat voucher untuk melakukan pembayaran. Biaya untuk satu sertifikat apostille adalah 150 ribu (contoh: jika mau meng-apostille 2 buku nikah maka dihitung 2 sertifikat). Setelah membayar kita bisa mengambil sertifikat apostille di Loket Apostille (Jakarta) atau di Kanwil seluruh Indonesia sesuai dengan pilihan pada saat pengajuan. 

Tapi tidak semudah itu kawan, pengajuan apostille akan ditolak jika ada satu saja entry yang salah. Nanti saya jelaskan lebih lanjut, sekarang masuk ke persyaratan dokumennya dulu. Note: kita baru membayar setelah verifikasi sukses, jika pengajuan gagal/tidak lengkap kita tidak bayar apapun.

Buku Nikah

Buku nikah saya terbitan tahun 2020 dan sudah bilingual Indonesia-Inggris, most likely punya Anda juga begitu jika kita seumuran, silakan dicek. Jika belum bilingual Anda punya satu tugas tambahan yaitu mencari penerjemah tersumpah.

Buku nikah pertama-tama perlu dilegalisir oleh KUA Kecamatan tempat buku nikah itu diterbitkan. Untuk melakukan ini Anda tinggal datang saja ke KUA Kecamatan mana Anda dulu menikah dengan membawa buku nikah asli dan fotokopinya. Saya kemarin perlu sekitar 15 menit saja untuk ini karena pejabat yang menandatangani juga ada di tempat. Proses ini tidak dipungut biaya.

Setelah itu dokumen asli dan fotokopi yang sudah dilegalisir dibawa ke Ditjen Bimas Islam Kemenag yang berlokasi di Jalan MH Thamrin Jakarta (bukan yang di Lapangan Banteng). Untuk kasus saya ini relatif mudah karena kebetulan beraktivitas di Jakarta dan hanya perlu naik ojol untuk menuju ke Kemenag. Tapi bersama saya kemarin ada beberapa orang dari luar daerah yang perlu datang ke Jakarta untuk mengurus ini (mungkin sekalian mengurus administrasi yang lain). Cukup salah satu antara suami atau istri yang datang, tidak perlu dua-duanya. Tidak ada biaya yang perlu dibayar dan prosesnya cepat. Pelayanan dokumen masuk sampai jam 12 siang, tapi saya sarankan datang lebih pagi supaya bisa langsung ditangani, saya kemarin datang jam setengah 12 jadi harus nunggu selesai makan siang hehe

Dokumen yang diserahkan dan dilegalisir adalah 2 buku nikah asli dan 3 fotokopi. Satu fotokopian disimpan sebagai arsip dan sisanya diserahkan kembali ke kita. Note: buku nikah ASLI juga dilegalisir (dicap lagi), nantinya justru yang asli ini yang terpakai dan perlu di-apostille. Setelah titik ini buku nikah sudah siap diajukan untuk apostille.

Akta Lahir

Perjalanan apostille akta lahir saya tidak semulus buku nikah. Sebabnya akta saya cetakan tahun 90an yang kertasnya masih kuning itu. Masalahnya bukan di jenis kertas atau font yang masih mesin ketik, tapi pada identitas pejabat penandatangan yang tidak ada di database Kemenkumham. Akibatnya Kemenkumham tidak bisa mengesahkan dokumen akta saya. Kalau mau saya harus datang ke dukcapil membawa surat pengantar dari Kemenkumham untuk meminta sampel tanda tangan pejabat tersebut. Tapi kan (1) saya jadi harus mudik, (2) pejabat yang tanda tangan kemungkinan besar sudah purna tugas, (3) bisa diganti dengan semacam pernyataan dari dukcapil tapi saya nggak yakin itu mudah. Sempat sedikit jengkel sama birokrasi karena kerumitan ini. Sementara itu akta milik istri pernah hilang atau apa sehingga dia buat lagi yang baru tahun 2000an, pejabat yang tanda tangan aktanya ada di database Kemenkumham.

Dari ngobrol-ngobrol saya dapat ide yang sepertinya lebih mudah dilakukan. Saya berpikir bisa nggak ya kalau saya (dan istri) cetak ulang akta baru model sekarang saja? Jika bisa ini akan menyederhanakan banyak masalah: akta baru sudah bilingual, bisa diprint sendiri, dan sudah ditandatangani secara elektronik. Ternyata cetak ulang bisa dilakukan dan bahkan saya nggak harus ke luar kota karena prosesnya bisa lewat aplikasi. Saya segera buat pengajuan online, lalu PDF akta baru saya terima hanya dalam beberapa hari saja. Pergantian akta ini sifatnya penukaran, jadi akta lama dikembalikan ke dukcapil.

Kini kami jadi punya akta bilingual elektronik. Nomor akta tidak berubah walaupun dicetak ulang. Dokumen elektronik jauh lebih mudah untuk di-apostille karena bisa diverifikasi keaslian dokumennya hanya dengan scan QR. Dengan ini akta lahir kami berdua juga siap untuk diajukan apostille.

Perlu Anda Tahu

Dokumen yang valid tidak serta merta menjamin pengajuan apostille diterima. Secara total saya melakukan lebih dari 20 pengajuan dari 2 akun, tentu lebih banyak yang gagal. Setiap pengajuan apostille akan melalui verifikasi selama 3 hari kerja (kadang lebih) dan jika gagal harus membuat pengajuan ulang dan menunggu another 3 hari, jadi antara Anda bisa one-shot atau siapkan waktu yang cukup (minimal 15 hari kalau mau nyaman).

Berikut penyebab pengajuan-pengajuan saya ditolak:

1. Tidak meng-upload dokumen asli, hanya fotokopinya. Awalnya saya tidak tahu bahwa pada setiap pengajuan ternyata bisa melampirkan lebih dari satu PDF.

2. Pejabat penandatangan tidak ada pada database Kemenkumham dan saya tidak menindaklanjuti sampai dengan 7 hari. Ini kasus dimana saya milih bikin akta baru tadi.

3. Pada apostille buku nikah, nama pejabat saya isi nama pejabat KUA Kecamatan, mestinya diisi nama pejabat tertinggi yang menandatangani yaitu dari Ditjen Bimas Islam Kemenag.

4. Salah tulis nama instansi, pada awalnya saya tidak baca FAQ.

5. Salah tulis jabatan, mestinya 'Pejabat Pencatatan Sipil Kabupaten XXX', saya hanya tulis 'Pejabat Pencatatan Sipil' dan itu disalahkan.

6. Tidak menyertakan surat kuasa saat pengajuan apostille akta lahir istri menggunakan akun saya, ternyata perlu surat kuasa jika nama di dokumen tidak sama dengan pemilik akun walaupun keluarga/satu KK.

7. Salah tulis jabatan penerjemah tersumpah, sebelum cetak ulang akta saya sempat translate akta lama dengan penerjemah.

Terlalu rumit menurut saya, bukan ide yang bagus menuntut penulisan sempurna sementara bentuk inputnya adalah FREETEXT. Orang yang dikejar waktu atau bapak ibu yang sudah sepuh dan tidak terbiasa mengoperasikan komputer kemungkinan bakal kesulitan. Pasti ada yang memanfaatkan ini untuk buka bisnis jasa apostille.

Lega sekali ketika akhirnya apostille kami goal setelah berkali-kali gagal, saya bayar via VA Mandiri, lalu mengambil sertifikatnya di Loket Apostille Kuningan City. Awas jangan salah dengan tempat pengurusan visa yang ramai di mall yang sama, apostille ini ada loketnya sendiri yang bernama Galeri Inovasi AHU. Antrinya tidak banyak sehingga beberapa menit saja keperluan di sini selesai. Tidak perlu mencetak bukti transfer karena di sistem pembayarannya sudah terkonfirmasi. Pegawai juga ramah dan helpfull, good experience.

Satu-satunya pain point dan bagian yang memakan waktu dari apostille ya mengisi form (harus sempurna) dan verifikasinya tadi itu. 

Tapi tetap, terimakasih Dukcapil, KUA, Ditjen Bimas Islam Kemenag, AHU Kemenkumham, Galeri Inovasi AHU, Kuningan City, RM Sederhana, Masjid Al-Hikmah Sarinah, teman-teman yang memberi info soal aplikasi Dukcapil, bapak ojek, mbak-mbak fotokopian, ibu resepsionis Kemenag, kurir JNE, bapak supir angkot, dan semua pihak yang tidak dapat saya sebut satu persatu.

Salam,

Chandra